Gérer efficacement sa facturation dans les marchés de travaux est nécessaire pour garantir des paiements en temps voulu et éviter les litiges. Le récent guide des bonnes pratiques de facturation, rédigé par l’Observatoire Économique de la Commande Publique et du Médiateur des entreprises, propose des recommandations essentielles pour faciliter cette gestion. Si elles sont bien appliquées, ces directives permettent de fluidifier la relation entre les différents acteurs du marché, d’améliorer la transparence et de réduire les délais de paiement.
Plusieurs pistes sont évoquées, notamment :
L’identification et la coordination des acteurs financiers et opérationnel
Pour les marchés de travaux, il est essentiel de bien distinguer les fonctions opérationnelles (exécution des travaux), des fonctions financières (gestion des paiements et de la facturation).
Les entreprises doivent s’assurer que tous les acteurs, du maître d’œuvre au service financier du maître d’ouvrage, disposent d’informations précises sur les processus et les contacts clés. Une bonne coordination entre ces acteurs permet d’éviter les malentendus et les retards dans la validation des demandes de paiement.
L’adaptation des procédures de vérification en fonction des particularités de chaque marché
Chaque marché de travaux comporte ses particularités : nature des travaux, complexité technique, nombre de sous-traitants … Les procédures de vérification des prestations doivent être adaptées dès le départ à ces spécificités pour éviter tout blocage administratif.
Il peut, par exemple dans les marchés complexes, être pertinent de prévoir des points de contrôle intermédiaires pour s’assurer que les travaux sont conformes avant la demande de paiement finale.
Les donneurs d’ordre peuvent avoir recours à des modifications des cahiers des charges et des procédures de vérification adoptés. Consultez le DCE via DT, même après l’attribution du marché, pour vérifier les modalités et procédures établies par l’acheteur pour ajuster la gestion du projet et sa facturation en conséquence.
La prise en compte des contraintes comptables des maîtres d’ouvrage publics
Les maîtres d’ouvrage publics doivent souvent respecter des contraintes budgétaires et comptables strictes, comme la clôture des comptes en fin d’année ou des ajustements liés aux exercices budgétaires. Ces spécificités peuvent avoir un impact direct sur les délais de paiement.
Pour éviter les retards, il est important d’anticiper ces contraintes en planifiant les demandes de paiement en fonction des échéances comptables des maîtres d’ouvrage. Par exemple, soumettre les factures bien avant la clôture annuelle permet de réduire le risque de paiement différé.
En surveillant les annonces budgétaires et les périodes de clôture des comptes des collectivités et autres maîtres d’ouvrage publics, vous maximisez les chances de paiement rapide et de limitez les retards de paiement.
Le respect des clauses financières des CGAG Travaux et Maîtrise d’œuvre
Les Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG) Travaux et Maîtrise d’œuvre définissent les règles financières et contractuelles à respecter pour la facturation et le paiement. Ces documents sont essentiels pour éviter les contentieux et assurer la bonne exécution des contrats.
Les entreprises doivent parfaitement maîtriser ces clauses pour s’assurer que toutes les demandes de paiement sont conformes aux exigences contractuelles comme la vérification des conditions de révision des prix, la gestion des avances et acomptes, le respect des délais de notification des décomptes.
En conclusion
Une gestion optimale de la facturation dans les marchés de travaux publics repose sur une bonne compréhension des processus et contraintes associées. Représentant un réel levier stratégique indispensable pour les entreprises, elle permet de sécuriser la trésorerie de la société et de renforcer sa compétitivité et sa pérennité.
